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文件管理制度(必備15篇)

隨著社會(huì)不斷地進(jìn)步，制度的使用頻率呈上升趨勢(shì)，制度是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，為了維護(hù)正常的工作、勞動(dòng)、學(xué)習(xí)、生活的秩序，保證國(guó)家各項(xiàng)政策的順利執(zhí)行和各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的應(yīng)用文。擬定制度的注意事項(xiàng)有許多，你確定會(huì)寫嗎？下面是小編幫大家整理的文件管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；

5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；

6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；

7、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；

8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；

9、文稿審核會(huì)簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室列??；

11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在歸檔稿上簽名；

12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。

（五）文件的借閱和清退

數(shù)均應(yīng)齊全完整;

(三)文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;

(四)聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等信息。

二、相關(guān)工作要求

(一)如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,應(yīng)主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;

(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對(duì)當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問(wèn)責(zé)嚴(yán)肅處理;

(三)新成立公司,在取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。

清點(diǎn),雙方在每一頁(yè)都要簽名確認(rèn)。對(duì)重要、機(jī)密類的案卷,更需要仔細(xì)核對(duì),經(jīng)查驗(yàn)無(wú)誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見(jiàn)附表一)

(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見(jiàn),并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。

三、對(duì)調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒(méi)有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。

四、電子檔案管理(略)

，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣；落款字體與正文相同。

4.9日期:

4.9.1一般應(yīng)寫發(fā)文日期；

4.9.2制度或會(huì)議經(jīng)過(guò)的文件應(yīng)寫經(jīng)過(guò)的'日期；

4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；

5、文號(hào)

5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)；具體文號(hào)編制規(guī)則見(jiàn)附件。

5.2公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一管理；

5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。

6、用印

6.1用印是發(fā)文單位對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。

6.2文件打印校對(duì)完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；

6.3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

7、文件管理

7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:

7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核。

7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé)，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實(shí)事求是地?cái)M寫批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫；

7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。

7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。

7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進(jìn)行保管。

7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。

8、相關(guān)文檔

8.1文號(hào)編碼規(guī)則

8.2《文件編號(hào)使用登記表》

8.3《對(duì)外發(fā)文登記表》

8.4《對(duì)內(nèi)發(fā)文登記表》

8.5《收文登記表》

8.6《文件處理單》

8.7《傳閱單》

8.8《用印登記表》

8.9對(duì)外發(fā)文格式

8.10對(duì)內(nèi)發(fā)文格式

8.11報(bào)告總結(jié)格式

8.12會(huì)議紀(jì)要格式

8.13會(huì)議記錄格式

9、修訂及實(shí)施

9.1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。

9.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實(shí)行。

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式

公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等

3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等

7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等

8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等

9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等

10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的`各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等

12.公司圖書、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買、訂購(gòu)的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

涉密文件管理制度

一、收文制度接收國(guó)家秘密文件、資料，密件包裝應(yīng)當(dāng)由辦公室保密人員拆封。同時(shí)應(yīng)單獨(dú)設(shè)薄登記，接收人員應(yīng)及時(shí)履行清點(diǎn)、登記、編號(hào)、簽收等手續(xù)。

二、發(fā)文制度分發(fā)國(guó)家秘密文件、資料，必須嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍發(fā)放，不得擅自擴(kuò)大范圍。發(fā)文人員應(yīng)履行登記、編號(hào)、簽收手續(xù)，并嚴(yán)格分發(fā)范圍，遵守相關(guān)規(guī)定；簽收時(shí)必須逐件清點(diǎn)、核對(duì)。傳遞涉密文件、資料應(yīng)當(dāng)通過(guò)保密員進(jìn)行，文件應(yīng)包裝密封，嚴(yán)格按規(guī)定登記簽收。

三、制作（打?。┲贫戎谱鲊?guó)家秘密文件、資料，應(yīng)當(dāng)按照《保密法》規(guī)定，履行定密程序，標(biāo)明密級(jí)和保密期限，注明發(fā)放范圍及制作數(shù)量，絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)的應(yīng)當(dāng)編排順序號(hào)。使用計(jì)算機(jī)制作秘密文件、資料的，該計(jì)算機(jī)不能與公共信息網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接。密件應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部文印室印刷，嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的數(shù)量制作，不得多制、私留。

四、閱讀（傳閱）制度涉密文件、資料須按規(guī)定范圍傳達(dá)、閱讀，不得擅自擴(kuò)大范圍，也不得向無(wú)關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負(fù)責(zé)專夾專閱，并填寫“傳閱單”，記載夾內(nèi)密件份數(shù)、編號(hào)和閱讀時(shí)間等，閱后簽字并主動(dòng)退回，不得橫傳，對(duì)急辦的文件，保密員要及時(shí)催辦。涉密文件應(yīng)在辦公室或機(jī)要室閱讀，絕密級(jí)文件應(yīng)當(dāng)即閱即批即退，并有保密員在。

五、借閱制度閱讀和使用涉密文件、資料應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的辦公場(chǎng)所進(jìn)行，確需在辦公場(chǎng)所外閱讀和使用的，要履行嚴(yán)格的借閱記錄手續(xù)。借閱人對(duì)文件負(fù)有安全和保密的責(zé)任，自覺(jué)做到按期歸還，再用再借，嚴(yán)禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場(chǎng)所。保密員對(duì)借出的文件應(yīng)按時(shí)限要求及時(shí)追回。密級(jí)文件資料，未經(jīng)密級(jí)確定機(jī)關(guān)、單位或者上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，禁止復(fù)制、復(fù)英摘抄、匯編。如復(fù)英摘抄、匯編機(jī)密級(jí)和秘密級(jí)文件，必須經(jīng)批準(zhǔn)并履行審批手續(xù)，同時(shí)不得改變其密級(jí)、保密期限和知悉范圍，并視同原件管理。

六、清退制度按照規(guī)定應(yīng)當(dāng)清退的涉密文件、資料，原則上應(yīng)按要求退回原制發(fā)的`機(jī)關(guān)、單位。特殊情況的，應(yīng)說(shuō)明原因并報(bào)經(jīng)原制發(fā)機(jī)關(guān)同意。

七、銷毀制度需要銷毀的涉密文件、資料由保密員造冊(cè)，報(bào)辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批，并履行清點(diǎn)、登記手續(xù)，不得擅自銷毀。送指定造紙廠銷毀的，要有保密員等二人以上押運(yùn)和監(jiān)銷。嚴(yán)禁將涉密載體作為廢品出售。

一、涉密文件的擬制、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷毀，必須嚴(yán)格履行審批、清點(diǎn)、登記、簽收等手續(xù)。

二、涉密文件由單位保密員統(tǒng)一管理，閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場(chǎng)所進(jìn)行，對(duì)密級(jí)文件必須實(shí)行專人保管，專冊(cè)登記，專柜存放，個(gè)人不得私(oem是什么意思？oem是指品牌擁有者不生產(chǎn)產(chǎn)品，而是利用自己的核心技術(shù)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品，自己控制著產(chǎn)品銷售渠道。)自保存涉密文件資料。

三、發(fā)出、收到和內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的涉密電報(bào)、文件、資料，必須登記、編號(hào)，在交接時(shí)，必須履行簽字手續(xù)。外出開(kāi)會(huì)發(fā)的秘密文件，要妥善保管，回單位后及時(shí)交給保密員處理；

四、傳閱涉密文件、資料，由保密員直接傳遞，不得任意橫傳。因工作需要長(zhǎng)時(shí)間使用的，要向保密員辦理手續(xù)。

五六、凡因工作需要復(fù)印、印制涉密文件資料，應(yīng)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印后的涉密文件資料按涉密文件管理。

六、確因工作需要攜帶涉密文件資料外出的，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并采取相應(yīng)的保密措施。不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所停留、游覽、購(gòu)物、探親訪友等，返回單位后要及時(shí)交保密員保管，確保國(guó)家秘密安全。

七、干部調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將自己使用的文件、資料進(jìn)行清理，全部移交。

八、涉密文件資料的清退和銷毀。閱辦的涉密文件應(yīng)當(dāng)及時(shí)清退，需要銷毀的涉密文件資料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，登記造冊(cè)，交由區(qū)保密局統(tǒng)一集中銷毀，個(gè)人均不可自行、隨意銷毀。嚴(yán)禁將各類涉密載體或者內(nèi)部資料、刊物當(dāng)廢品出售。對(duì)違反保密規(guī)定，使涉密文件資料發(fā)生失泄密的，依照國(guó)家法律和有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，追究責(zé)任。

九、涉密文件資料須定期收回上交，發(fā)現(xiàn)丟失，及時(shí)匯報(bào)并立即追查處理。

附：九條保密守則

1、不該說(shuō)的秘密，絕對(duì)不說(shuō)；

2、不該問(wèn)的秘密，絕對(duì)不問(wèn)；

3、不該看的秘密，絕對(duì)不看；

4、不該記錄的秘密，絕對(duì)不記錄；

5、不在非保密本上記錄秘密；

6、不在私人通信中涉及秘密；

7、不在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友面前談?wù)撁孛埽?/p>

8、不在不利于保密的地方存放密件、資料；

9、不攜帶秘密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。

一、收文。收到上級(jí)或其他部門發(fā)來(lái)的文件后要履行簽收手續(xù)，簽收人應(yīng)注明收到的具體時(shí)間，書寫其文件的全稱。簽收后要認(rèn)真核對(duì)信封號(hào)碼、件數(shù)，開(kāi)拆后要認(rèn)真核對(duì)文件的文號(hào)、件數(shù)與發(fā)文通知單是否相符，如有差錯(cuò)，應(yīng)立即向有關(guān)部門反映，文件拆封應(yīng)由文件管理人員或指定的人員負(fù)責(zé)，其他人員無(wú)權(quán)拆封。對(duì)注有領(lǐng)導(dǎo)同志“親收”字樣的信件，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志本人或指定的專人拆封。收文后要認(rèn)真填寫收文登記簿，將來(lái)文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、收到時(shí)間等內(nèi)容登記清楚。

二、發(fā)文。分發(fā)上級(jí)來(lái)文和本單位形成的文件，要根據(jù)文件的內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)確定文件分發(fā)范圍。下發(fā)的文件要認(rèn)真實(shí)行文件、發(fā)文通知單、信封“三對(duì)照”，防止錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。外送的文件要在信封上加蓋密級(jí)章。絕密文件要單獨(dú)裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發(fā)出的文件由收發(fā)員登記后發(fā)放，收文單位簽收，或由郵電局機(jī)要通訊發(fā)出，不準(zhǔn)捎帶，不發(fā)掛號(hào)，更不得發(fā)平信。當(dāng)日的文件要當(dāng)日送完，不得積壓或延誤。

三、辦文。文管人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見(jiàn)，認(rèn)真辦理。在辦理過(guò)程中，要注意把握好每一個(gè)環(huán)節(jié)，交辦有手續(xù)，收回有注銷。做到及時(shí)、不拖、不壓、不誤。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示的查辦件，要及時(shí)檢查辦理情況，建立催辦記錄，并定期向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

四、傳閱。按照上級(jí)有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)進(jìn)行傳閱，不得任意擴(kuò)大閱讀范圍。閱讀文件要在辦公室或閱文室內(nèi)進(jìn)行。傳閱的文件要放在文件夾內(nèi)，夾內(nèi)要有目錄、編號(hào)，以便查對(duì)。不準(zhǔn)從夾內(nèi)抽文件，不得橫傳或倒手轉(zhuǎn)借。閱文人不在時(shí)，傳閱夾要放入抽屜內(nèi)落鎖，不準(zhǔn)堆放在辦公桌上。

五、借閱。借閱文件要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，嚴(yán)格借閱手續(xù)，限期退回。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱文件，要持有介紹信，并符合閱文規(guī)定。借閱的文件要登記，歸還后要及時(shí)注銷。

六、復(fù)印。不經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意復(fù)印上級(jí)文件和領(lǐng)導(dǎo)同志的講話。確因工作需要必須復(fù)印時(shí)，要經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)同意。要嚴(yán)格登記、管理制度，對(duì)復(fù)印的文件、資料，應(yīng)與正式文件一樣對(duì)待，認(rèn)真辦好分發(fā)手續(xù)，按時(shí)清退，不得遺失。

七、管理。涉密文件要存放在鐵制櫥內(nèi)分類放置，經(jīng)常清點(diǎn)核對(duì)。一月一清理，一季一核對(duì)，做到文件和登記相符。如發(fā)現(xiàn)短缺，應(yīng)及時(shí)查找。領(lǐng)導(dǎo)人參加上級(jí)會(huì)議帶回的文件，要及時(shí)交文管人員登記、保密。

八、清退。對(duì)下發(fā)的文件，要按照上級(jí)規(guī)定，認(rèn)真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要認(rèn)真組織查找。確實(shí)查找不到的要追究責(zé)任，落實(shí)到人，并作出適當(dāng)處理。

九、銷毀。各級(jí)、府、各部門嚴(yán)禁私自銷毀涉密文件，銷毀涉密件要經(jīng)過(guò)上級(jí)保密管理部門、本單位領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可銷毀。嚴(yán)禁向廢品收購(gòu)部門和攤販出售內(nèi)部文件、刊物和資料。

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